Comment mener une téléconférence

Les téléconférences sont un moyen efficace d'économiser du temps et de l'argent et font partie intégrante de la communication d'entreprise de nos jours. Les participants à une téléconférence peut travailler dans la facilité et le confort de leurs propres bureaux, simplement décrocher le téléphone et composer le numéro po Cela permet aussi d'économiser des heures de voyage fatiguant pour le lieu de rencontre et économise des coûts de transport. La logistique en jeu sont minimes et il ya moins de distractions par rapport à visage normal réunions en personne.

Étapes pour tenir une téléconférence

Les étapes suivantes doivent être suivies afin de procéder à une téléconférence significative et efficace:

* La toute première étape consiste à envoyer de l'information préalable de l'assemblée. Le paquet d'information doit inclure la date et l'heure de la réunion, les instructions de numérotation, l'ordre du jour et un numéro de contact pour tout renseignement complémentaire. Le message devrait être transmis bien avant la date de la réunion, afin d'éviter tout tracas de dernière minute.

* Un rappel de dernière minute sous la forme d'un bref e-mail doit être envoyé à tous les membres participants, environ une heure avant la conférence téléphonique commence. Ces rappels sont extrêmement efficaces et efficients et sont utiles pour les participants qui sont très occupés tout au long de la semaine.

* L'équipement principal nécessaire à une téléconférence sont un ordinateur personnel, un moniteur de TV et une caméra vidéo télécommandée. Allumez l'ordinateur, le moniteur et la caméra et lorsque vous êtes invité par l'ordinateur, indiquez le numéro RNIS du site que vous souhaitez appeler. Appuyez sur la touche 'Call Up' bouton à l'aide de la télécommande et attendez que la personne à répondre à l'autre extrémité. Pour faire une conférence multi-sites, une unité multi-points (MCU) contrôleur est utilisé.

* Afin de résoudre les questions techniques concernant la téléconférence, il est important de se connecter au système par téléphone ou en ligne de rencontre virtuel espace, au moins une demi-heure avant le début de la réunion. Cela laisse aussi une bonne impression sur les autres participants de la téléconférence. Une fois que tout le monde se connecte, prendre une participation formelle afin de garder une trace de tous les participants. Puis leur demander d'indiquer les informations pertinentes sur eux-mêmes, comme le nom, département, titre du poste et le lieu avant le début de la réunion. Cela vous permettra tout le monde sait qui parle à un moment donné.

* Il est important de suivre l'éthique des affaires et de commencer la réunion à l'heure. Pour l'élimination des bruits de fond pendant qu'une personne parlant pendant une longue période, demandez aux participants d'utiliser le bouton de sourdine sur leurs téléphones.

Discussions frivoles * n'ont pas leur place dans une téléconférence et il est nécessaire de s'en tenir à l'ordre du jour. Si un participant commence à discuter de sujets pertinents, le rediriger poliment. Afin d'éviter tout problème, faites-leur savoir qu'ils seront fournies temps pour la discussion ouverte après la réunion reprend le dessus.

* Avant la fin de la réunion virtuelle ou par téléconférence, il est bon de demander à chacun s'ils ont quelque chose à ajouter. Après que remercier tous les participants pour avoir pris le temps de leur journée à assister à la réunion.

* Last but not least, envoyer des notes de réunion pour les participants à la réunion par téléconférence ou virtuel dans les 24 heures de la réunion. Cela leur permet d'examiner les documents, alors que la réunion est encore frais dans leur esprit. Si à tous les décisions ont été prises lors de la réunion, ils doivent également être clairement indiqué dans les notes.

Il existe équipement de téléconférence de qualité disponibles sur le marché, ce qui améliore les performances de ces réunions virtuelles. La téléconférence est un outil idéal pour les réunions simultanées tandis que les participants sont assis confortablement à des endroits différents....